Vergaderen 2.0

In de vergaderzaal zitten we regelmatig niet op dezelfde golflengte.  Dat is niet erg, je mag van mening verschillen. Maar veel gedoe, onbevredigende interacties en onbegrip ontstaat veelal door gebrek aan inzicht in verschillen in communicatiestijlen of vergadertypes. We zien de wereld vooral zoals we zelf zijn, daarom (h)erkennen we de gebruiksaanwijzing van de ander vaak niet.
Een gebruiksaanwijzing?

Je hebt vast weleens in een vergadering gezeten waar de een voluit praat, terwijl de andere deelnemer zijn mond niet eens opendoet. Dat wil niet zeggen dat deze niets bij dragen wil. Wellicht neemt dit type een meer afwachtende houding aan. Niet iedereen hanteert dezelfde voorkeursstijl in gedrag.

Verschil in vergadertypes blijkt lastig.

In een vergadering kom je bij elkaar om de meningen aan te scherpen en tot besluitvorming te komen. Iedere deelnemer doet dat vanuit zijn /haar eigen voorkeursstijl. Waar de extraverte vergadertijger zal proberen te overtuigen met doordravende argumenten en wellicht met stemverheffing, kiest de ander juist een verzoenende toon. Het introverte vergadertype blijft juist stil om een punt te maken.
Of wil langer over het onderwerp na kunnen denken, misschien zelfs wel langer dan de vergadering duurt!

Zeker als de meningen uiteenlopen,- zonder dat rekening gehouden wordt met dit voorkeursgedrag- kunnen deze verschillen goede besluitvorming danig in de weg zitten.

Gevolgen:  Onvolledige of te snelle besluiten, uitstel van actiepunten of zelfs irritatie bij deelnemers. Herkenbaar?

Vergadertypes door DISC inzichtelijk, zo voorkom je gedoe.

We worden regelmatig gevraagd te observeren bij niet vlottende vergaderingen, met de vraag waar het hapert. Naast een aantal technische vergadervaardigheden die iedereen kan leren, gaat het negen van de tien keer om de verschillen in vergadertypes, die niet herkend worden. En zo goede besluitvorming in de weg zitten. Met een goede DISC analyse en een teamsessie om inzichten te bespreken, kom je dan heel gauw tot verbeteringen!

Maar met welke stijlen moet je dan rekening houden?

De DISC vergadertypes.

We kunnen vergadertypes indelen met behulp van het DISC-model. DISC geeft mensen inzicht in hun eigen persoonlijkheidsstijl (Lees meer over DISC hier) en die van anderen.

En zo ga je er mee om

Vergadertype Dominant – Rood
Wees duidelijk, kort en krachtig, zonder teveel details en benoem vooral WAT je bereiken wilt of WAT je gaat doen. Concentreer je op feiten en resultaten.
Geef duidelijke opties (a, b of c) als je wilt dat degene een beslissing neemt. Onder druk reageert deze stijl met stemverheffing, zichtbare irritatie en drammerigheid.

Vergadertype Stabiel – Groen
Maak het persoonlijk en besteed veel aandacht aan de HOE-vragen waardoor stap voor stap duidelijk wordt wat er wordt verwacht. Dit schept een gevoel van veiligheid waarin dit type goed gedijt.Onder druk raakt deze stijl verward en geeft gewenste (maar niet altijd de oprechte) antwoorden.

Vergadertype Invloedrijk  – Geel
Focus ook hier weer op de persoonlijke relatie. WIE is belangrijk. Probeer structuur aan te brengen en let op de spreektijd. Dit type zit graag op de praatstoel. Vat samen en geef erkenning voor de bijdrage. Spreek vertrouwen uit en complimenteer.Onder druk probeert deze stijl de relatie te behouden ten koste van het juiste besluit.

Vergadertype Consciëntieus – Blauw– introvert
Weet dat bij dit vergadertype het brein’ volop draait en alle opties bekijkt, maar dat hij alleen zal reageren als hij dat nuttig vindt. Heeft behoefte aan details en inhoud. Wil altijd weten WAAROM iets moet gebeuren. Wil afspraken vastgelegd hebben.
Onder druk wordt deze stijl zeer gedetailleerd en procesmatige stelt besluiten daarmee uit.

Door inzicht en rekening te houden met deze voorkeursstijlen werk je samen aan: Vlotte vergaderingen, heldere discussies en duidelijke afspraken.

Meer weten over DISC inzichten en het effect daarvan op teamprocessen? Neem dan contact op. We vertellen je er graag meer over.

Met dank aan het vergadermagazine 3 van iBabs.