De typmiep. Dat idee heeft men nog steeds bij de functie van secretaresse. Maar secretaresses doen echt veel meer. Sterker nog: door de digitale wereld en de snelle ontwikkelingen daarin, verandert de functie van dit vak. Tegenwoordig doen directieleden en managers steeds meer zelf. De vergaderstukken zijn beschikbaar in de cloud, dossiers zijn altijd en overal digitaal toegankelijk. Afspraken maakt men zelf en men beheert de eigen agenda.

Hoe zorg je ervoor dat jij als secretaresse in deze snel veranderende digitale werkomgeving van toegevoegde waarde blijft?

Secretariaat als zelfsturend team

Wachtte je vroeger af tot je een opdracht kreeg? Tegenwoordig wordt van secretaresses verwacht  meer zelfsturend te zijn en vooral initiatief te tonen. Een zelfsturend secretariaat kan de toegevoegde waarde voor de organisatie duidelijk maken.

De rol van secretaresse herijken

De digitalisering, flexibilisering en de steeds groter wordende rol van (social) media vragen om een herijking van de functie van secretaresse. Gelukkig kunnen niet alle taken van het secretariaat door directieleden en managers worden overgenomen. Tenslotte ben jij de expert als het gaat om het slim uitvoeren van allerlei ondersteunende werkzaamheden en het soepel laten lopen van allerlei werkprocessen.

Afspraken maken met meerdere klanten, vergaderingen afstemmen, notuleren en het bijhouden en stroomlijnen van allerlei gegevens in de digitale systemen zijn taken die jij als secretaresse / office manager als geen ander kan. Inzicht in procesoptimalisering en het bijdragen aan het verbeteren van de interne organisatie in een flex-omgeving, vraagt ook van jou aanvullende vaardigheden.

Nieuwe verantwoordelijkheden secretaresse

Realiseer jij je dat jij de schakel kunt zijn tussen IT-afdeling en directieleden, managers en professionals op de werkvloer? Jij weet als geen ander hoe verandering van werkprocessen inhakt op de gewoontes van professionals en waar zij ondersteuning bij kunnen gebruiken om zo slim mogelijk te werken.

Het ontwikkelen van visie en vaardigheden hoort hierbij, waarbij je de verantwoordelijkheid neemt om jouw collega’s te instrueren in het slim gebruik maken van nieuwe systemen of werkmethodieken. En jij biedt als expert de nodige ondersteuning om hun werk makkelijker te maken.

Welke nieuwe skills en vaardigheden heeft de huidige secretaresse nodig om van toegevoegde waarde te blijven voor de organisatie?  Wat doe je nog zelf, waarin moet je jezelf bijspijkeren en wat moet je leren aan de professionals op de werkvloer? En hoe doe je dat dan, je collega’s iets leren?