Weektip

Het 'Simply organized e-mail dieet' geeft meteen resultaat

Wat niet in de inbox komt, hoeft niet gelezen te worden
Wat er aan e-mail in komt, blijft niet in de inbox staan
Wat jezelf niet verstuurt, komt ook niet in de inbox van een ander
Wat een email efficient maakt, is een goede onderwerpregel
Wat een email nog efficienter maakt, is een goede boodschap
Wat je kunt doen als je inbox (bijna) leeg is

Wat er niet in komt, hoeft niet gelezen te worden
Gebruik de optie 'Regels' en laat het email programma voor je werken
Voeg niet gewenste afzenders toe aan de lijst met geblokkeerde afzenders
Meld je af voor oninteressante nieuwsberichten (hopelijk valt daar deze tips van de week niet onder)

Wat er aan e- mail in komt, blijft niet in de inbox staan
Neem een besluit over de mails:
1) weggooien
2) delegeren
3) archiveren
4) actie nodig? Dan inplannen
5) hanteer de < 2 minutenregel = meteen afhandelen

Wat je zelf niet verstuurt, komt niet in de inbox van de ander
Stop met mails versturen die geen functie of nut hebben voor je werk
Stop met iedereen CC-tjes te sturen. Gebruik deze optie alleen als het echt nodig is of als het is afgesproken met de ontvanger.

Wat e-mail efficient maakt, is een goede onderwerpregel
Vermeld in de onderwerpregel waar de mail over gaat
Pas het onderwerp aan voor je de mail archiveert of beantwoordt
Vermijd meerdere onderwerpen in één mailbericht

Wat e-mail nog duidelijker maakt, is een goede boodschap
Start je e-mailbericht met de gewenste actie en geef daarna een andere toelichting
Maak je berichten actiegericht
Geef duidelijk een datum aan wanneer je iets van de ander verwacht
Gebruik de mail niet voor zaken die een snelle reactie vragen
 
Wat je kunt doen als je email inbox (bijna) leeg is
Je tijd besteden aan andere taken op je to do lijst of inspiratie opdoen.
 
Heb je nu veel e-mail in je inbox staan? Deze stappen helpen je op weg naar een lege inbox.
stap 1: Sleep eerst alle mails naar een tijdelijke map
Stap 2: Verwerk nieuwe berichten (een paar keer per dag) vanuit het principe: besluiten nemen en meteen verwerken
Stap 3: Plan voor de tijdelijk geparkeerde e-mails dagelijkse een paar minuten tijd in om ze te verwerken.

Werken met een lege inbox geeft overzicht en op het einde van de dag een voldaan gevoel!

Veel succes gewenst met dit dieet!!

--------------------------------------------------------------------------------------

Uit het hoofd en in je systeem.

Heb je een hoofd dat vol zit met denken áán dingen in plaats van denken óver dingen? Ben je bang om taken te vergeten of verdwijnt dat leuke idee soms zomaar uit je hoofd?
Dan helpt het als je je hoofd leeg maakt en die gedachten onder brengt in een systeem.

Bedenk een systeem waar je op kunt vertrouwen en waar je alles op één plaats hebt genoteerd. Zo heb je al je acties bij elkaar en hoef je niet te zoeken.

Gebruik een schrift, een things-to-do-boek, een digitale takenlijst, de smartphone of postbakjes op je bureau. Het maakt niet uit welk systeem, als je maar duidelijk één systeem kiest.
Zet daar al je to do acties in en beluit wanneer je wat gaat doen. Zo creëer je overzicht en houd je je hoofd leeg.

-------------------------------------------------------------------------------------

Inlogcodes en wachtwoorden bewaren

Bedenk een systeem waar je alle inloggegevens bij kunt houden. Elk systeem is goed, als je het maar op één plaats verzamelt.

Enkele voorbeelden:
- ordner met alfabetische indeling
- adressenboekje
- excelbestand
- word bestand
- schrift
- je smartphone (dan wel met beveiligen met toegangscode)
- hangmap met 'vaag' naamlabel

Digitaal kun je Keepass gebruiken. Het slaat alle wachtwoorden op in een bestand dat versleuteld is met één wachtwoord, dus je hoeft maar één wachtwoord te onthouden dat toegang bied aan alle wachtwoorden die je in het programma hebt ingegeven.
Keepass heeft ook een speciale versie voor USB sticks.

Zes TIPS voor wachtwoordbeheer

1 Verander wachtwoorden regelmatig en vervang deze door iets geheel anders
2 Vertel nooit jouw wijze van wachtwoorden verzinnen
3 Gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor verschillende systemen
4 Controleer regelmatig of je al je wachtwoorden nog weet
5 Bewaar wachtwoorden niet in de buurt van je computer
6 Vernietig brieven met wachtwoorden die je van je provider krijgt.